Polityka Prywatności
Polityka Prywatności Ostatnia aktualizacja: 29.06.2026
Dokument przygotowano zgodnie z RODO oraz najlepszymi praktykami rynkowymi
## 1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka") określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających ze strony internetowej dostępnej pod adresem xelosdigital.com (dalej: „Serwis").
1.2. Polityka została opracowana w oparciu o:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO");
- ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych; - ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
- ustawę z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.
1.3. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce w każdym czasie, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub stosowanych technologii.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie, a data jej ostatniej aktualizacji wskazana jest na początku dokumentu.
Korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.
## 2. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu jest: Zapiow Sp. z o. o., z siedzibą w UL. KSIĘCIA WITOLDA 49 / 15, 50-202 WROCŁAW, NIP: 8982317641, KRS: 0001158124 , (dalej: „Administrator"). Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest poprzez adres e-mail: [email protected].
## 3. Zakres i źródło danych Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następującym zakresie:
1. Dane podawane dobrowolnie przez formularz kontaktowy — m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany), nazwa firmy (jeśli podana) oraz treść zapytania/wiadomości.
2. Dane zbierane automatycznie — adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, znacznik czasu, dane z logów serwera — zbierane w ramach standardowego funkcjonowania infrastruktury technicznej Serwisu, w celach bezpieczeństwa i statystyki technicznej. Administrator nie zbiera danych osobowych szczególnych kategorii (tzw. danych sensytywnych w rozumieniu art. 9 RODO) i nie wymaga ich podawania w formularzu kontaktowym.
## 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane formularzem kontaktowym, przygotowanie oferty handlowej | art. 6 ust. 1 lit. b) — działania przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług | art. 6 ust. 1 lit. b) |
| Wypełnienie obowiązków prawnych (np. rachunkowych, podatkowych) | art. 6 ust. 1 lit. c) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, archiwizacja korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Marketing własnych produktów i usług Administratora (jeśli Użytkownik wyraził zgodę lub jest to dopuszczalne w ramach marketingu bezpośredniego własnych usług) | art. 6 ust. 1 lit. f) oraz/lub art. 6 ust. 1 lit. a) |
|
Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu, wykrywanie nadużyć | art. 6 ust. 1 lit. f) | Prawnie uzasadniony interes Administratora, o którym mowa powyżej, obejmuje w szczególności: prowadzenie działalności gospodarczej, oferowanie usług potencjalnym i obecnym klientom, ochronę przed roszczeniami oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.
## 5. Okres przechowywania danych
5.1. Dane osobowe przekazane w formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a po jego zrealizowaniu — przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (co do zasady nie dłużej niż 6 lat).
5.2. Dane przetwarzane w związku z zawartą umową przechowywane są przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe). 5.3. Dane zbierane automatycznie (logi systemowe) przechowywane są przez okres nieprzekraczający 12 miesięcy, o ile dłuższy okres nie jest wymagany dla celów bezpieczeństwa lub wykrycia nadużyć.
## 6. Odbiorcy danych
6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów, działającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) lub na podstawie przepisów prawa: - podmioty świadczące usługi hostingowe i utrzymania infrastruktury IT Serwisu; - podmioty świadczące usługi z zakresu obsługi korespondencji, CRM oraz systemów wspierających obsługę klienta; - podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze na rzecz Administratora; - operatorzy płatności (w przypadku usług płatnych); - organy publiczne i instytucje uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
6.2. Lista konkretnych podwykonawców (procesorów) może podlegać zmianom w toku działalności Administratora; aktualne informacje na ten temat można uzyskać kontaktując się z Administratorem na adres wskazany w pkt. 2.
6.3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim w celach marketingowych innych podmiotów.
## 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
7.1. W związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi i usług podmiotów trzecich (np. dostawców oprogramowania, systemów CRM, usług w modelu chmurowym), dane osobowe mogą być przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym do Stanów Zjednoczonych.
7.2. W każdym takim przypadku Administrator zapewnia, że przekazanie danych odbywa się z zachowaniem odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych, w szczególności na podstawie: - decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych w danym państwie (decyzja o adekwatności), lub - standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub - innych mechanizmów przewidzianych w Rozdziale V RODO, w tym certyfikacji uznawanych ram ochrony danych (np. EU-U.S. Data Privacy Framework).
7.3. Użytkownik ma prawo uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem.
## 8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
1. dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO);
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych (art. 20 RODO);
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora oraz wobec przetwarzania w celach marketingowych (art. 21 RODO);
7. wycofania zgody w każdym czasie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
8. wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO. Realizacja powyższych praw odbywa się poprzez kontakt z Administratorem na adres wskazany w pkt. 2. Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji tożsamości osoby składającej żądanie.
## 9. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym jest całkowicie dobrowolne, jednak niezbędne do tego, aby Administrator mógł udzielić odpowiedzi na przesłane zapytanie. Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości obsługi zgłoszenia.
## 10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.
## 11. Pliki cookies i podobne technologie
11.1. Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w zakresie niezbędnym do prawidłowego, technicznego funkcjonowania strony internetowej (tzw. cookies niezbędne/funkcjonalne).
11.2. W przypadku wykorzystywania przez Administratora dodatkowych technologii (np. narzędzi analitycznych lub marketingowych wymagających zgody Użytkownika), informacja o tym oraz mechanizm wyrażenia zgody zostaną udostępnione Użytkownikowi za pomocą odpowiedniego komunikatu (banera cookies) w Serwisie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11.3. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym usunąć zapisane już pliki cookies. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie.
## 12. Bezpieczeństwo danych Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w tym zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
## 13. Linki do stron zewnętrznych Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych podmiotów trzecich. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności stosowane przez te podmioty. Zaleca się zapoznanie z politykami prywatności każdej odwiedzanej strony zewnętrznej.
## 14. Dane małoletnich Serwis nie jest przeznaczony dla osób poniżej 16 roku życia i Administrator nie zbiera w sposób celowy danych osobowych małoletnich bez zgody opiekuna prawnego. W przypadku uzyskania informacji o przetwarzaniu danych małoletniego bez wymaganej zgody, dane takie zostaną niezwłocznie usunięte.
## 15. Postanowienia końcowe
15.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w tym RODO oraz Kodeks cywilny.
15.2. W przypadku uznania któregokolwiek z postanowień Polityki za nieważne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia zachowują pełną moc i skuteczność.
15.3. Wszelkie spory związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach Serwisu, których nie rozstrzygnięto polubownie, podlegają rozstrzygnięciu przez sąd właściwy dla siedziby Administratora, z zachowaniem przepisów dotyczących właściwości sądu w sprawach konsumenckich, jeśli mają zastosowanie.
15.4. Pytania dotyczące niniejszej Polityki należy kierować na adres e-mail: [email protected].
© 2026 XelosDigital- wszystkie prawa zastrzeżone